3 Organisatie, bestuurlijke structuur en personeel

Assetmanagement en processturing zijn leidend in onze organisatie. Hiermee kunnen we (beleids)keuzes en risico’s transparant maken en legitimeren naar onze huurders, overheden en andere stakeholders. Samenwerking en kruisbestuiving binnen de organisatieonderdelen tussen medewerkers staan centraal binnen onze organisatie. Managers faciliteren en stimuleren de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze medewerkers werken met passie en plezier.

Het schema hieronder laat onze organisatiestructuur per 31 december 2020 zien:

Hierover is meer te lezen in het verslag van de Raad van Commissarissen, in hoofdstuk 7 van dit jaarverslag.

De directeur-bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen (RvC) en stuurt de controller, adviseur HRM en de managers Vastgoed & Projecten, Buurtregie, Klant en Bedrijfsvoering & Financiën aan. 

HRM valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder om zo een stevig HRM-fundament binnen de organisatie neer te zetten. De afdeling HRM is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een personeelsbeleid dat bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. HRM-activiteiten worden zoveel mogelijk uitgevoerd in de lijn.

De controller valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder. Hij neemt kennis van en toetst de relevante besluiten, het besluitvormingsproces en de onderbouwing. Zo kan hij zijn onafhankelijke, kritische rol uitvoeren. De controller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitters van de RvC en de auditcommissie.

Het organisatieonderdeel Bedrijfsvoering & Financiën bestaat uit de activiteiten financiën, ICT (inclusief informatieanalyse), proces en audit controlling, officemanagement, facilitair, beleidscoördinatie, juridische zaken en communicatie. Het staat borg voor optimale financiële verslaglegging, begrotingen, analyse en (management)rapportages, inclusief treasurybeleid en integraal risicomanagement. Daarnaast is het verantwoordelijk voor het voldoen aan relevante wet- en regelgeving (compliance) en voor facilitaire processen die de primaire processen van Ons Huis ondersteunen. Communicatie en beleidscoördinatie verlenen specialistische kennis en ondersteuning aan de gehele organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. We hebben geen jurist in dienst. Deze werkzaamheden zijn extern belegd. Medewerkers hebben en ontwikkelen zelf basis juridische kennis op hun vakgebied.

Buurtregie stelt het complex en de buurt centraal en geeft invulling aan het assetmanagement. Het assetmanagement is gericht op het optimaliseren van het maatschappelijke en financieel rendement van de complexen. Assetmanagement wordt binnen het managementteam integraal besproken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van de portefeuillestrategie, het huurbeleid en het toewijzingsbeleid. Alle activiteiten zijn gericht op het vitaal houden van buurten, huurders in positie brengen en het waarborgen van een goede woonkwaliteit. Buurtregie is op interne en externe samenwerking ingesteld en wil proactief reageren op signalen en ideeën uit de buurt en de samenleving. Buurtregie staat dus dichtbij de huurder. Buurtregie pakt op wat niet-planmatig in en rond complexen afgehandeld moet worden. Dat kunnen ingewikkelde reparatieverzoeken, calamiteiten of overlastsituaties zijn. Maar ook projecten om de woonkwaliteit en de leefbaarheid te verbeteren.

Vastgoed & Projecten is gespecialiseerd in de ontwikkeling en uitvoering van het projectmatige onderhoud, de verduurzaming van het vastgoed en het realiseren van nieuwbouw. Ze bereidt het onderhoudsbeleid mede voor en ze voert het uit. De projectmatige manier van werken is onderdeel van het specialisme. Hierdoor worden de kwaliteit, doorlooptijd, de inzet van middelen en de klanttevredenheid binnen de projecten optimaal beheerst.

Het organisatieonderdeel Vastgoed & Projecten is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inkoop, uitvoering, kwaliteit en kosten van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed. Daarbij zijn inbegrepen: grootschalige renovatieprojecten, projecten rond energetische maatregelen en de nieuwbouwprojecten. Daarnaast werkt de afdeling nauw samen met de afdeling Klant die de onderhoudsverzoeken inplant. Ook is de afdeling medeverantwoordelijk voor het (meerjaren)onderhoudsbeleid. De voorbereiding van dit onderhoudsbeleid vindt plaats binnen de kaders van het assetmanagement.

Ons Huis beschikt overeenkomstig art. 51 Woningwet over een inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid is de visie van Ons Huis op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen opgenomen. Ons Huis stelt zich middels dit beleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit zijn uitgangspunt. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van middelen. In de uitwerkingsdocumenten en standaardformulieren bij het aanbestedingsbeleid legt Ons Huis vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen.

De Raad van Toezicht heeft in 2020 aangegeven een nadere verdieping op dit thema te wensen. Dit onderwerp staat in de termijnagenda voor behandeling in de vergadering in het voorjaar 2021.   

Het organisatieonderdeel Klant is verantwoordelijk voor een professionele, klantgerichte, efficiënte en doelmatige uitvoering van de individuele klantprocessen. Vooral de processen rondom huur en verhuur, verkoop, huurincasso en reparatieverzoeken. Alle diensten voor individuele klanten komen op deze afdeling bijeen. Het organisatieonderdeel bestaat uit een frontoffice (het KSC) en een backoffice (team Verhuur en team Huurincasso) en is verantwoordelijk voor het inplannen en bewaken van alle reparatieverzoeken. De eerder genoemde processen genereren samen het merendeel van de klantvragen. Hierbij streven we ernaar dat 80% in één keer door het KSC wordt beantwoord. De afdeling Klant is zo ingericht dat er zo min mogelijk afdelingsoverschrijdende processen zijn die de afhandeling van klantvragen vertragen. Klanttevredenheid staat hoog in het vaandel.

De directeur-bestuurder vormt het bestuur van woningstichting Ons Huis. Het intern toezicht berust bij de Raad van Commissarissen. Het bestuur van Ons Huis wordt gevormd door Arjen Jongstra. Hij is in 2020 voor een periode van vier jaar herbenoemd, met daarbij de mogelijkheid voor verlenging. De Raad van Commissarissen heeft de principes van de Governancecode toegepast en aan alle vereisten voldaan zoals gesteld in de Woningwet.

Ons Huis verstrekt aan de directeur-bestuurder onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. Hij mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze bepalingen zijn opgenomen in het bestuursreglement en de eisen, voorzien van normen, zijn vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode (beide documenten zijn beschikbaar op de website www.onshuisapeldoorn.nl). In 2020 is geen sprake geweest van een (mogelijk) tegenstrijdig belang situatie van directeur-bestuurder.

Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, is een evenwichtige rolverdeling op basis van geslacht niet van toepassing. De samenstelling van de Raad van Commissarissen staat vermeld in het verslag van de Raad.

De heer A. Jongstra (geboortedatum 24 juli 1968) is sinds 1 september 2016 directeur-bestuurder van Ons Huis. De Raad van Commissarissen heeft hem herbenoemd per 1 september 2020, na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties. 

De heer A. Jongstra heeft in 2020 een totaal vast bruto inkomen van 141.500 euro ontvangen. Zijn inkomen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op basis van de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties en vastgelegd in een remuneratierapport. Er is geen variabele beloning overeengekomen.

De fiscale bijtelling voor het privégebruik van een bedrijfsauto bedroeg in 2020 0 euro. Voor inkomen op termijn is 23.951 euro aan pensioenpremies afgedragen. De bezoldiging van de directeur-bestuurder bedraagt daarmee op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) 165.451 euro. Vanwege haar omvang en de omvang van de gemeente is Ons Huis ingedeeld in klasse F. Dit levert voor de betreffende periode in 2020 een bezoldigingsmaximum op van 168.000 euro. Daarmee voldoet de bezoldiging aan de WNT. Eventuele vergoedingen aan de directeur-bestuurder uit hoofde van aan zijn functie gerelateerde externe bestuursfuncties worden rechtstreeks aan Ons Huis overgemaakt.

De directeur-bestuurder vertegenwoordigt Ons Huis in de navolgende organen (situatie per 31 december 2020):

• bestuur stichting Verenigde Samenwerkende Woningcorporaties Apeldoorn (VSW)
• bestuur stichting Beheer Woonwagens en Standplaatsen Apeldoorn (BWSA)
• bestuur stichting Woonkeus Stedendriehoek
• diverse overlegplatforms van de gemeente Apeldoorn en gemeente Zutphen
• bestuur Bouwsociëteit Stedendriehoek
• bestuur Aedes

• Stichting Paviljoen Bakkershaag (Stichting t.b.v. tennisvereniging)
  Functie: voorzitter van het stichtingsbestuur

• treasuryjaarplan 2020
• soll-positie autorisaties primair systeem
• vaststelling van de jaarstukken 2019
• Het Bod en de prestatieafspraken 2021 (Apeldoorn en Zutphen)
• vaststellen huurverhoging 2020 en wijzigingen streefhuurbeleid
• uitvoering dringende brand technische maatregelen in een complex
• realisatie 28 huurwoningen Bieshorstlaan / Scheurkamp Warnsveld
• ontwerpfase 24 huurappartementen Havenpark "De Molen" 
• realisatie 42 appartementen 't Podium fase 3b
• ontwerpfase 43 huurwoningen 't Podium fase 4
• ontwikkeling 22 appartementen project Breegraven Warnsveld
• vaststelling van de begroting 2021 en meerjarenbegroting 2021-2030
• update investeringsstatuut
• aanpassingen servicekostenbeleid
• wensportefeuille / portefeuillestrategie

Ons Huis valt onder de woningmarktregio Zwolle/Stedendriehoek. Vanuit de nieuwe Woningwet mogen corporaties maar actief zijn in één woningmarktregio. Alleen in dit werkgebied mogen woningcorporaties investeren in nieuwbouw. Ons woningbezit ligt in de gemeenten Apeldoorn en Zutphen en valt binnen deze woningmarktregio.

Daarnaast participeren we in de CV Heyendaal en zijn daarmee indirect eigenaar van een derde deel van 207 zelfstandige wooneenheden voor studerende jongeren in Nijmegen. Nijmegen valt onder de woningmarktregio Arnhem/Nijmegen. We mogen in andere regio’s waar we bezit hebben, het huidige bezit blijven beheren en herstructureren. Het verbod op nieuwbouw en aankoop van bestaande woningen buiten de eigen woningmarktregio geldt daarnaast niet voor deze categorie van studentenhuisvesting (categorale instellingen).

We beschikken over een geïntegreerd Handboek AO/KM (Administratieve Organisatie en Kwaliteit Management). Deze is recent geactualiseerd. De proces- en auditcontroller maakt voor de procesbeschrijvingen gebruik van de softwaretoepassing Mavim. Ook in 2020 zijn procesaudits uitgevoerd waaruit verschillende verbetervoorstellen naar voren kwamen, die zijn of worden opgepakt. Ook zijn processen herschreven en (nieuw) beschreven. De proces- en auditcontroller rapporteert aan de proceseigenaar, verantwoordelijke manager, controller en de bestuurder. Uitkomsten van de procesaudits worden ook aan de directeur-bestuurder, proceseigenaar, verantwoordelijk MT-lid en manager Bedrijfsvoering & Financiën gerapporteerd. De proces- en auditcontroller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder of de controller, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de auditcommissie.

Op 1 januari 2020 werkten er bij Ons Huis 64 mensen (55,88 fte). Op 31 december 2020 waren dit er 65 (55,77 fte). In de periode tussen 1 januari en 31 december 2020 is het aantal fte met 0,11 fte afgenomen. In 2020 zijn 3 medewerkers uit dienst gegaan en 4 medewerkers (tijdelijk) in dienst gekomen. Er hebben zich 4 medewerkers aangemeld voor het generatiepact. In totaal maken daar nu 5 medewerkers gebruik van. (Binnen het generatiepakt hebben corporatiemedewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te gaan werken, waardoor ruimte ontstaat voor instroom van jongeren in de branche).

Het ziekteverzuim lag in 2020 met 5,61% boven het gemiddelde in Nederland (bron: CBS). Het verzuimpercentage is gestegen ten opzichte van 2019 (3,6%). De verzuimfrequentie (gemiddelde aantal verzuimmeldingen per werknemer) nam echter af van 1,23 in 2019 naar 0,68 in 2020. In 2020 besloeg het langdurig verzuim (> 42 dagen) bijna 70% van het totale verzuimpercentage. 

De coronasituatie heeft naar verwachting invloed gehad op de verzuimcijfers, maar het is lastig te duiden hóe. Nam bijvoorbeeld de verzuimfrequentie af doordat mensen zich minder snel ziek melden als ze thuis werken?  De langdurige verzuimgevallen in 2020 bleken vaak gerelateerd aan persoonlijke omstandigheden. Uit het medewerkersonderzoek (november 2020) kwam werkdruk echter wel als aandachtpunt naar voren. Welke rol speelt de huidige situatie daarin? Hier zijn we gericht mee aan de slag gegaan door zowel op organisatie- als op medewerkerniveau het gesprek aan te gaan over haalbare doelen en keuzes. We besteden aandacht aan gezond en vitaal thuiswerken. Daarnaast zijn we blijvend alert op de signalen van uitval en zetten we actief in op het beperken en voorkomen van langdurend verzuim. 

Ons Huis heeft een beoordelings- en beloningssysteem, in de vorm van een jaarlijkse cyclus van planning, voortgang en beoordeling. De focus ligt op de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en de bijdrage aan de team- en organisatiedoelstellingen. De regeling kent een blijk van waardering die is gekoppeld aan een jaarlijks vast te stellen organisatie-, team- en individuele doelstelling. We geven ruimte aan initiatieven van de medewerker voor functie- en loopbaangerichte ontwikkeling. Het beoordelings- en beloningssysteem wordt in 2021  geëvalueerd op aansluiting met de missie/visie en doelen van de organisatie.

In 2020 heeft 30% van de medewerkers één of meer opleidingen gevolgd. Dit waren persoonlijke- of teamtrainingen gericht op het vergroten van (vak)kennis of ontwikkelen van vaardigheden. Daarnaast heeft 20% een opleiding of training gevolgd in het kader van loopbaanontwikkeling vanuit het Individueel Loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB).

In 2020 zijn we van start gegaan met het opleidingsplan 'Omgevingsbewust Werken'. Hierin zijn de te ontwikkelen vaardigheden vanuit de klantvisie, personeelsvisie en het communicatieplan gebundeld en vertaald naar een samenhangend geheel van ontwikkelactiviteiten. In 2020 waren die gericht op het schrijven van brieven en e-mails en het omgaan met de veranderende klantvraag. De ontwikkelactiviteiten zijn door de coronacrisis grotendeels doorgeschoven naar 2021. Ook heeft Ons Huis zich aangesloten bij de Corporatie Academie, een online leerplatform. Daarmee willen we leren makkelijker en toegankelijker  maken, maar ook als organisatie gerichter gaan leren door het te gebruiken als leermanagementsysteem. 

Op basis van de Cao Woondiensten kunnen medewerkers keuzes maken via het Woondiensten Cafetariasysteem. Hiermee kan een medewerker zijn arbeidsvoorwaardenpakket toespitsen op zijn eigen wensen. In 2020 heeft 88% van de medewerkers gebruik gemaakt van de mogelijkheden van het cafetariasysteem. Het meest gekochte doel is reiskosten. 

Bij Ons Huis zijn 9 medewerkers gediplomeerd voor Bedrijfshulpverlening (BHV), waarvan 3 volledig gediplomeerd zijn voor EHBO. Hiermee voldoen we ruim aan de wettelijk gestelde eisen voor Bedrijfshulpverlening. Normaal gesproken volgen de BHV-ers jaarlijks herhalingscursussen om goed getraind te blijven. In 2020 was dat helaas niet mogelijk en zijn de certificaten automatisch verlengd. Zodra het mogelijk is worden de herhalingstrainingen weer opgepakt.  

In 2019 heeft Ons Huis, conform cao, een strategische personeelsplanning gemaakt. Daar is de Personeelsvisie uit voortgekomen waarin vanuit een 'toekomstbril' HR speerpunten zijn vastgesteld. In 2020 was de Personeelsvisie richtinggevend voor beslissingen en gesprek. Dit heeft onder andere geresulteerd in een afdelingsoverstijgend opleidingsplan (Omgevingsbewust Werken) en bij het invullen van vacatures is goed nagedacht over een toekomstige fit. Ook is in het nieuwe ondernemingsplan door vertaald wat het leidende principe 'Veerkracht' vraagt van onze medewerkers en onze organisatie. 

In 2020 is het HR/salaris software-pakket van VISMA.net geïmplementeerd. Conform plan is in 2020 de basis neergezet waarmee salaris, declaraties, verlof en verzuim en digitaal kunnen worden afgehandeld en medewerkers hun personeelsdossier kunnen inzien. Dit heeft een efficiëncy-slag opgeleverd, bijvoorbeeld op het gebied van verzuimbegeleiding. Ook hebben medewerkers meer eigen regie over HR gerelateerde zaken en liggen meer HR-acties in de lijn. In 2021 wordt het digitaliseren van HR processen voortgezet.